Politique complète

 

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES

 

Date d'entrée en vigueur : 1er septembre 2023
Dernière mise à jour : 19 juin 2026

1. Importance de la protection des données

La protection des données personnelles est un sujet sérieux qui tient particulièrement à cœur à ESSENS Sàrl.

Dans le cadre de ses activités, ESSENS Sàrl veille à traiter les données personnelles de manière licite, loyale, proportionnée, transparente et sécurisée.

La présente Politique de confidentialité a pour objectif d'informer les personnes concernées sur la manière dont ESSENS Sàrl collecte, traite, conserve et protège les données personnelles qui lui sont confiées.

Les traitements sont effectués conformément :

• à la Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020 (nLPD) applicable depuis le 1^ier septembre 2023 ;
• à ses ordonnances d'application ;
• au Règlement général sur la protection des données (RGPD), lorsque celui-ci est applicable.

Pour des raisons de lisibilité, les termes désignant des personnes sont employés au masculin générique ; ils visent indistinctement toutes les personnes, quel que soit leur genre.

Cette politique s'applique notamment aux prestations suivantes :

• Personne de Confiance externe ;
• conseil en ressources humaines ;
• supervision ;
• accompagnement professionnel ;
• formations présentielles ;
• formations en ligne (e-learning) ;
• utilisation de la plateforme numérique d’ESSENS : lesformateurs.ch.

 

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

ESSENS Sàrl
Sophie SCHINDLER
Gérante et responsable du traitement des données

E-mail : sophie.schindler@essens.ch

3. Données personnelles traitées

Nous sommes responsables de la collecte, du traitement et de l'utilisation des données personnelles fournies :

• par nos clients ;
• par leurs collaborateurs ;
• par les représentants de leur organisation ;
• par les utilisateurs de nos services et de notre plateforme de formation.

Les données susceptibles d'être traitées comprennent notamment :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• fonction ;
• département ou unité organisationnelle ;
• employeur ou organisation de rattachement ;
• informations nécessaires à l'exécution des prestations ;
• informations communiquées volontairement dans le cadre d'un mandat ou d'une demande de contact.

Dans le cadre de la plateforme e-learning, les données suivantes peuvent également être traitées :

• identifiant utilisateur ;
• date de création du compte ;
• données de connexion nécessaires à l'accès à la plateforme ;
• modules attribués ;
• progression dans les formations ;
• taux de complétion ;
• résultats obtenus aux quiz ou évaluations ;
• certificats ou attestations délivrés ;
• informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme.

Les données collectées sont limitées à celles strictement nécessaires à la fourniture des prestations et au respect des obligations légales applicables.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :

• exécution des contrats conclus avec les clients ;
• gestion de la relation commerciale ;
• fourniture des prestations convenues ;
• organisation des formations et accompagnements ;
• gestion des accès à la plateforme e-learning ;
• suivi pédagogique ;
• délivrance d'attestations ou de certificats ;
• facturation ;
• respect des obligations légales ;
• amélioration continue des prestations ;
• sécurité informatique et prévention des abus.

 

5. Base légale du traitement

Les traitements reposent notamment sur :

• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis ;
• les obligations légales auxquelles ESSENS Sàrl est soumise ;
• l'intérêt légitime d'ESSENS Sàrl à fournir ses prestations dans des conditions sûres et efficaces ;
• l'intérêt légitime du Client à mettre en œuvre des mesures de formation, de prévention ou de conformité.

 

6. Données relatives à la plateforme e-learning

Dans le cadre du déploiement de ses formations en ligne, ESSENS Sàrl traite certaines données permettant :

• la création des comptes utilisateurs ;
• la gestion des accès ;
• le suivi pédagogique ;
• la délivrance des certificats ;
• l'établissement de statistiques ;
• l'amélioration des contenus de formation.

Les données traitées peuvent notamment inclure :

• les modules suivis ;
• les dates de connexion ;
• les taux de progression ;
• les taux de complétion ;
• les scores obtenus aux évaluations ;
• les certificats délivrés.

Ces données sont utilisées exclusivement à des fins pédagogiques, administratives, statistiques, de conformité et d'amélioration continue.

7. Reporting et informations transmises au Client

Lorsque les formations sont déployées pour le compte d'une organisation cliente, ESSENS Sàrl peut transmettre à celle-ci certaines informations lui permettant de suivre le déploiement du programme de formation.

Ces informations peuvent notamment comprendre :

• le nombre d'utilisateurs inscrits ;
• le nombre d'utilisateurs actifs ;
• les taux de complétion par utilisateur ;
• les scores par utilisateur ;
• les statistiques consolidées par département, entité ou population cible ;
• le nombre de certificats délivrés.

Sauf disposition contractuelle contraire, ESSENS Sàrl ne transmet pas au Client le détail des réponses individuelles fournies par les utilisateurs dans les questionnaires, quiz ou exercices pédagogiques.

Les informations transmises sont limitées à ce qui est nécessaire pour permettre au Client d'assurer le pilotage, le suivi et la documentation de ses démarches de formation et de prévention.

8. Responsabilité du Client

Lorsqu'il agit en qualité d'employeur ou de mandant, le Client demeure responsable de l'information donnée à ses collaborateurs concernant :

• l'existence de la plateforme ;
• les finalités du traitement ;
• les catégories de données collectées ;
• les éventuelles informations de reporting mises à sa disposition.

Le Client garantit à ESSENS Sàrl que les données transmises ont été collectées et communiquées conformément au droit applicable.

9. Collecte et transmission des données

Seules les données nécessaires aux finalités poursuivies sont collectées.

ESSENS Sàrl ne vend, ne loue ni ne commercialise aucune donnée personnelle.

Les données ne sont communiquées à des tiers que :

• avec le consentement de la personne concernée ;
• lorsqu'une obligation légale l'impose ;
• lorsqu'un accord écrit le prévoit ;
• lorsqu'un prestataire technique intervient pour le compte d'ESSENS Sàrl ;
• lorsqu'une telle communication est nécessaire à la protection des droits légitimes d'ESSENS Sàrl.

 

10. Sous-traitants et hébergement

ESSENS Sàrl peut recourir à des prestataires spécialisés pour :

• l'hébergement ;
• la maintenance ;
• les sauvegardes ;
• la sécurité informatique ;
• l'exploitation de la plateforme de formation.

Ces prestataires sont soumis à des obligations contractuelles appropriées de confidentialité et de protection des données.

Les données sont hébergées en Suisse ou dans l'Espace économique européen lorsque cela est possible.

Tout transfert hors de ces territoires est effectué conformément aux exigences du droit applicable et moyennant des garanties appropriées.

11. Sécurité des données

ESSENS Sàrl met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :

• la perte ;
• l'altération ;
• la destruction ;
• l'accès non autorisé ;
• l'utilisation abusive ;
• la divulgation illicite.

Toutefois, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue.

Malgré les mesures mises en œuvre, ESSENS Sàrl ne saurait garantir l'absence totale de cyberattaque, d'intrusion ou d'événement de sécurité échappant raisonnablement à son contrôle.

12. Confidentialité

La confidentialité constitue un principe fondamental des prestations fournies par ESSENS Sàrl.

Les informations communiquées dans le cadre d'un mandat de Personne de Confiance externe, d'accompagnement ou de formations en présentiel ou en format e-learning sont traitées avec la plus grande discrétion, conformément aux règles applicables à ces prestations.

Les principes de confidentialité sont systématiquement rappelés lors des entretiens individuels.

13. Conservation et anonymisation

ESSENS Sàrl conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies ou au respect des obligations légales applicables.

Dans la mesure du possible, les données sont anonymisées ou supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

Sauf obligation légale contraire ou intérêt légitime prépondérant, les données sont supprimées ou anonymisées au plus tard deux ans après la fin du mandat ou de la relation contractuelle.

Les données relatives aux formations en ligne peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire :

• à la réémission de certificats ;
• à la justification du suivi des formations ;
• au respect d'obligations réglementaires du Client ;
• à la défense des droits d'ESSENS Sàrl.

 

14. Responsabilité des messages transmis

Les collaborateurs, représentants des clients, partenaires ou autres personnes qui contactent ESSENS Sàrl demeurent responsables du contenu des informations qu'ils transmettent.

Ils veillent à ne transmettre que les données nécessaires à l'objet de leur demande que ce soit par téléphone, courrier ou courriel.

15. Droits des personnes concernées

Sous réserve des limitations prévues par la législation applicable, les personnes concernées disposent notamment des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit d'effacement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la remise ou à la transmission de certaines données ;
• droit de retirer un consentement donné ;
• droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente.

Les demandes peuvent être adressées à ESSENS Sàrl à l'adresse indiquée ci-dessous.

ESSENS Sàrl s'efforce d'y répondre dans un délai de trente jours.

16. Site internet

ESSENS Sàrl est l'unique opérateur des sites :

• www.personnedeconfiance.ch
• www.essens.ch
• www.lesformateurs.ch

Les sites :

• sont hébergés en Suisse ;
• utilisent une connexion sécurisée SSL ;
• ne comportent aucun cookie de suivi ou de profilage ;
• ne recourent à aucun outil de tracking publicitaire ;
• ne comportent pas de liens vers des réseaux sociaux.

Les informations transmises via le formulaire de contact servent exclusivement à répondre à la demande adressée à ESSENS Sàrl.

17. Disclaimer relatif aux contenus de formation

Les contenus proposés par ESSENS Sàrl, notamment dans le cadre des modules e-learning, ont une vocation exclusivement pédagogique, informative et préventive.

Ils ne constituent ni :

• un conseil juridique individualisé ;
• un avis médical ;
• un avis psychologique ;
• un avis psychiatrique ;
• une consultation thérapeutique ;
• une expertise RH individualisée.

Les décisions prises sur la base des contenus proposés demeurent sous la seule responsabilité de l'utilisateur et de son employeur.

Les modules de formation ne remplacent pas l'intervention de professionnels qualifiés lorsque la situation l'exige.

18. Modification de la présente politique

ESSENS Sàrl se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte :

• de l'évolution de ses activités ;
• de ses outils ;
• de ses prestations ;
• de ses obligations contractuelles ;
• de l'évolution de la législation applicable.

La version en vigueur est celle publiée ou communiquée au moment de l'utilisation des prestations concernées.

19. Contact

Pour toute question relative au traitement des données personnelles :

ESSENS Sàrl 
Sophie SCHINDLER 
Gérante et responsable du traitement des données

E-mail : sophie.schindler@essens.ch

 

 

 

Politique complète

Politique des cookies – Essens sàrl

 

1. Définitions

 

• Cookies: petits fichiers texte déposés sur votre terminal lors de la consultation d’un site Internet ou d’une application, afin de collecter des informations et de faciliter certaines fonctionnalités.
• Editeur: Essens sàrl, Chemin Paul-Henri Mallet 14, 1231 Conches, Suisse.
• Utilisateur: toute personne qui accède à la Plateforme ou au site web.
• Données personnelles: toute information relative à une personne identifiée ou identifiable collectée via les cookies.

2. Finalités des cookies

 

Nous utilisons des cookies pour:

•  Assurer le fonctionnement technique de la Plateforme (ex. cookies de session et d’authentification).
•  Améliorer l’expérience utilisateur (préférences de langue, paramètres de lecture).
• Mesurer l’audience et les performances (analyses anonymisées ou pseudonymies des visites, des pages vues et des parcours).
• Prévenir les fraudes et sécuriser les accès (détection d’activités suspectes).

 

3. Catégories de cookies utilisées

 

• Cookies strictly necessary (essentiels): indispensables au fonctionnement du service (ex. gestion de session, sécurité). Leur utilisation ne nécessite pas de consentement préalable.
• Cookies de performance/analytique: recueillent des informations sur l’utilisation du site (pages visitées, temps passé, erreurs). Pourraient être déployés avec ou sans consentement, selon la mise en œuvre technique; si possible, ces cookies sont anonymisés.
• Cookies fonctionnels: mémorisent des choix que vous faites (langue, préférences d’affichage). Le consentement peut être demandé si nécessaire.

 

4. Consentement et gestion des cookies

 

Consentement: à votre première visite et lorsque des cookies non essentiels sont utilisés, vous serez invité à donner votre consentement explicite via une bannière ou un panneau de gestion des cookies

Gestion des préférences: vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via:

• Le panneau de cookies affiché sur la Plateforme.
• Les paramètres de votre navigateur (options de blocage ou suppression des cookies).

Refus ou retrait du consentement: vous pouvez refuser les cookies non essentiels ou retirer votre consentement à tout moment sans impact majeur sur la capacité d’utiliser la Plateforme, à l’exception des fonctionnalités nécessitant ces cookies.

 

5. Durée de conservation

• Les cookies fondamentaux (essentiels) restent généralement actifs pendant la session ou selon la durée nécessaire à la sécurité et au fonctionnement.
• Cookies analytiques et fonctionnels: la durée de conservation est indiquée dans les paramètres de votre outil de gestion des cookies ou dans la notice associée (généralement de quelques mois à 24 mois, selon le type).

 

6. Sécurité et confidentialité

 

•  Les cookies ne doivent pas permettre l’accès à des données sensibles sans autorisation.

• La Plateforme s’appuie sur des mesures techniques pour protéger les cookies et les données associées (ex. TLS pour les communications).

7. Vos droits

 

Vous pouvez à tout moment:

• Consulter les cookies actifs en vigueur sur la Plateforme via le panneau des cookies.
• Modifier ou retirer votre consentement pour les cookies non essentiels.
• Demander des informations sur les cookies stockés, les finalités et les partenaires concernés.

Contact: stan@alloa.ch pour toute question relative à la politique des cookies.

 

8. Modification de la politique

 

• Cette politique peut être mise à jour ponctuellement. Toute modification sera publiée sur la Plateforme et, lorsque nécessaire, vous serez informé par les canaux habituels.

 

9. Version et date

 

• Version: 1.0

• Date Effective: [à remplir lors de publication]